Vláda si posvítila na spisovku – a nedopadlo to moc dobře

S elektronizací spisové služby ucelenou novelou příslušného zákona v roce 2009 vznikly všem úřadům nové povinnosti, jako třeba vést spisovou službu v elektronické podobě a nebo vykonávat spisovku i s digitálními dokumenty. Ministerstvo vnitra očekávalo, že zjištění analýzy, kterou mu zadala vláda, nebudou příliš pozitivní. Nicméně reálné výsledky jsou ještě horší, než prorokovali ti největší skeptici. Z analýzy, kterou má naše redakce k dispozici mimo jiné plyne následující:

V oblasti organizačního zabezpečení spisové služby jsou to problémy tohoto charakteru:

1. Někteří dodavatelé systémů spisových služeb nejsou schopni poskytovat takové nástroje, které splňují všechny požadavky AZ, vyhlášky č. 259/2012 Sb. a NSESSS.
2. Někteří původci nejsou schopni požádat dodavatele o aktualizaci a úpravu systémů spisové služby podle měnících se požadavků na výkon spisové služby (v praxi jsou používány systémy staré i 10 let bez jediné změny od okamžiku jejich zavedení), přestože část dodavatelů nabízí systémy s parametry podle požadavků příslušných právních předpisů.
3. Management části původců nechápe význam správného fungování spisové služby a svou řídící a kontrolní činností – nebo spíše její absencí – nevytváří tlak na jeho správné fungování.
4. Management části původců rovněž stále ještě nepovažuje elektronický systém spisové služby za jeden ze základních informačních systémů. Není mu proto věnována náležitá pozornost, odpovědnost za jeho fungování je přenášena na nižší stupně vedení bez následné informovanosti o skutečném stavu spisové služby.
5. Původci často nemají zabezpečeno řízení spisové služby po stránce metodické i školicí dostatečným množstvím zaměstnanců, soustředěných do jednoho útvaru.
6. Často nejsou určeny osoby zodpovědné za celkový výkon spisové služby, příp. jsou pověřeny osoby, které mají minimální kompetence k prosazení jakýchkoliv koncepčních opatření, zasahujících do chodu celé instituce a znamenajících značné finanční náklady.
7. Systém spisové služby je podceňován v obecné rovině samotnými zaměstnanci, kteří nechápou, že jednou z jejich základních povinností a nedílnou součástí jejich práce je pracovat v systému spisové služby.
8. Většina původců stále ještě kumuluje funkce u vybraných zaměstnanců, kteří vykonávají souběžně několik funkcí včetně zabezpečení spisové služby.
9. Původci nemají až na několik výjimek zpracován plán základního a průběžného školení systému spisové služby pro začínající i stávající zaměstnance; pokud je takový plán zpracován, není pak realizován.
10. Původci často nemají zabezpečeno řízení spisové služby po stránce metodické i školicí dostatečným množstvím zaměstnanců, soustředěných do jednoho útvaru.
11. Původci podceňují význam interního auditu a kontroly výkonu spisové služby vlastními zaměstnanci i výsledky kontrol prováděné státními archivy, výsledky nereflektují.
12. Původci nevydali řídící akty v oblasti spisové služby a evidence dokumentů nebo neprovádějí jejich aktualizaci v souladu s vývojem právní úpravy a dále hrubě zanedbávají kontrolu jejich dodržování v oblasti spisové služby a evidence dokumentů.

V oblasti vlastního výkonu spisové služby jde o množství různorodých pochybení a omylů, z nichž je možné vyjmenovat alespoň ty základní:

1. Spisové normy (spisový řád a spisový a skartační plán) jsou sice zpracovány, často však nemají všechny povinné části, jsou obecné (přejímání jiných vzorů, případně vzorového spisového řádu nebo spisového řádu získaného od jiného původce, bezmyšlenkovité kopírování celých částí textu z právní úpravy, apod.), nejsou průběžně aktualizovány, takže neodpovídají požadavkům příslušných právních předpisů.
2. K zabezpečení výkonu spisové služby jsou užívány softwarové nástroje, které nesplňují požadavky NSESSS; ty v konečném důsledku nejsou schopny zajistit důvěryhodnost spisové služby a velice často neumožňují provádění skartačního řízení.
3. Na elektronické úřední desce nejsou zveřejňovány všechny povinné informace o příjmu dokumentů, chybí zejména přesné údaje o příjmu povinných a dalších datových formátů, někdy jsou naopak uváděny všechny datové formáty v rozsahu přílohy č. 3 vyhlášky č. 194/20098 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.
4. Při příjmu dokumentů jsou některé operace prováděny neúplně, některé dokumenty nejsou evidovány, evidence není úplná (chyby ve tvarech čísel jednacích, spisových značek, některé povinné údaje o dokumentech nejsou vůbec vedeny aj.), další chyby se objevují v procesu vyřizování dokumentů. Při příjmu dokumentů v elektronické podobě řada původců ani není schopna v souladu s právními předpisy potvrdit jejich příjem odpovědní zprávou.
5. Chybuje se při převádění dokumentů do analogové/digitální podoby a naopak.
6. Opakují se chyby při tvorbě a odesílání dokumentů (není používán elektronický podpis/elektronická pečeť, pokud ano, pak nejsou doplňovány časovým razítkem, stále se objevuje odesílání dokumentů podepsaných v listinné podobě a následně naskenovaných bez formálních znaků, často není k odesílání využívána datová schránka), které ve svém důsledku mohou zneplatnit takto provedené úřední úkony či způsobit jiné komplikace.
7. Vyřízené/uzavřené dokumenty/spisy nejsou průběžně předávány k uložení do spisovny/správního archivu, ne vždy mají všechna požadovaná metadata a povinné výstupní datové formáty.
8. Dokumenty/spisy nejsou vždy označovány spisovými znaky a skartačním režimem.
9. Není zpracováván soupis dokumentů uložených ve spisovně/správním archivu (tzv. archivní kniha).
10. Původci neprovádějí průběžně skartační řízení (vyřazování dokumentů).
11. Poměrně často se zjišťuje neuchování dokumentů.

To v podstatě znamená, že pokud jsou zjištění analýzy pravdivá, prakticky nikde se nevykonává spisová služba řádně a porušují se prakticky všechny jejich principy.

Vláda proto mimo jiné uložila ministerstvu vnitra se na to zaměřit a do konce roku zpracovat pro všechna ministerstva podrobné akční plány pro narovnání tohoto stavu a v roce 2020 o postupu opět informovat vládu.

Elektronická spisová služba byla jedním z pilířů začínající elektronizace veřejné správy a jedním z hlavních témat vlády Ivana Langera (ODS). Zákon stanoví, že všichni veřejnoprávní původci mají mít speciální elektronické systémy pro spisovou službu. Tyto systémy se musí řídit technickými požadavky uvedenými ve vyhlášce a ve standardu ministerstva vnitra. Ani deset let po elektronizaci spisové služby se podle vyjádření ministerstva v analýze nepřikládá této věci správná důležitost a úřady tyto povinnosti mnohdy zcela ignorují.

Michal Šťastný