Moderní odlehčený vzorový spisový řád pro elektronickou spisovku jde do veřejné diskuse

czeg_tools

Společnost Information systems factory group (ISFG) se mimo jiné zabývá i problematikou spisové služby. Kromě vývoje vlastního opensource řešení SpisUm chce působit také v oblasti metodické. Připravila zcela odlišně (a dost odlehčeně) pojatý vzorový spisový řád, který může použít každý především menší původce jež má či chce vykonávat elektronickou spisovou službu. Jedná se o první pracovní publikovanou verzi v0.1, která teď jde do veřejné diskuse a bude následovat posouzení připomínek a publikování první ostré verze.

Jednou z oblastí egovernmentu, která se musí rychle a hodně rozvíjet, je digitalizace dokumentů. S tím souvisí i povinnost výkonu spisové služby pro ty, kteří takovou povinnost podle zákona mají. V rámci aktivit Open-source aliance se nyní objevila aktivita s názvem

Vzorový univerzální spisový řád pro elektronickou spisovou službu 2.0

Výkon spisové služby je jednou ze základních nutných schopností, nejen v úřadech, ale i u dalších institucí a organizací, které mají podle příslušné legislativy vykonávat spisovou službu, a to zejména u takzvaných “veřejnoprávních původců“. Kromě ostatních povinností, je nutností, aby každá takováto organizace zpracovala, pravidelně vyhodnocovala a aktualizovala, především však realizovala svůj Spisový řád, a to jako hlavní závazný vnitřní předpis upravující to, jak se u něj spisová služba vykonává. Na internetu je k nalezení celá řada takzvaných “vzorových spisových řádů“, ať už se jedná o oficiální dokumenty od Ministerstva vnitra či archivů, nebo o neoficiální dokumenty, kupříkladu o dokumenty od dodavatelů různých aplikací, krajských úřadů, apod. Problémem většiny těchto spisových řádů je jejich morální a odborná zastaralost. Kupříkladu, všechny aktuální vzorové řády určují, že v případě mimořádné situace se spisová služba vykonává primárně v listinné podobě, což je z pohledu aktuálních potřeb vzdálené distanční práce, pochopitelně nesmysl. Většina vzorových řádů je zcela správně a účelově psána univerzálně, tedy pro nejširší okruh původců a splňující nejširší okruh potřeb. A jeden z problémů je i to, že nejsou uzpůsobeny potřebám moderních informačních technologií. Proto jsme se v rámci projektu #OPENCZEG v Open-source alianci rozhodli připravit, společně i s dalšími partnery, moderní a plně optimalizovaný vzorový spisový řád, který by splňoval nejen všechny legislativní požadavky a náležitosti, ale, aby také plnil požadavky na jednoduchost, stručnost a přehlednost. Předností vzorového spisového řádu by měla být i jeho moderní koncepce. Námi zpracovaný vzorový spisový řád respektuje plně všechny požadavky na něj kladené, a to zejména ty požadavky, které jsou, díky legislativě, promítnuty v příslušné kapitole Metodického pokynu Ministerstva vnitra ke kontrole.

Podle našeho názoru má námi zpracovaný vzorový řád, oproti konkurenčním návrhům, některé přednosti, a to zejména:

  1. Je lehčí, neobsahuje samozřejmé části, jako je detailní legislativa, (která stejně není ve spisových řádech sepsána uceleně, takže nikomu k ničemu není).
  2. Neobsahuje definici termínů a pojmosloví, která také doznává určitých změn, a navíc je k dispozici v daleko lepší podobě, třeba ve zmíněném metodickém pokynu, takže ji, dle našeho názoru, nedává smysl opisovat.
  3. Rozhodli jsme se vypustit opakování legislativy tam, kde je to, podle našeho názoru, příliš jasné, aby se řád, jako celek, co nejlépe četl i neodborníkovi, byť jsme se pochopitelně nevyhnuli jisté povinné míře “úředničtiny”.
  4. Do spisového řádu jsme zařadili jmenný seznam osob, které jsou zodpovědné za výkon spisové služby a jejich pozici jsme pojmenovali v souladu s katalogem služeb, tedy jako manažer či metodik spisové služby. To neznamená zřizovat novou pracovní pozici, ale stanovit konkrétní osoby do této role.
  5. Protože se jedná o spisový řád pro původce, kteří mají ESSL, řadu věcí za ně dělá ESSL zcela automaticky. Není tedy nutné je detailně popisovat, protože, u správně koncipovaného ESSL, jež splňuje požadavky Národního standardu, je ani nelze udělat jinak, než určuje funkcionalita ESSL. Proto jsme některé podrobnosti vypustili s odkazem na funkce ESSL.
  6. Součástí řádu jsou i přílohy. U první přílohy, jenž definuje Spisový a skartační plán, jsme se rozhodli jít cestou, kdy samotná příloha stanovuje, kde a jak se spisový plán spravuje, ale samotný jeho obsah je primárně evidován a spravován a je k dispozici v rámci ESSL.
    Přílohy, pro přehlednost, uvádí ty věci, které se spisovým řádem sice souvisí, ale je lepší je uvádět na snadno dostupném místě, nikoliv někde v textu.
  7. Do tohoto řádu jsme doplnili věci, které v dosavadních řádech nejsou a týkají se zejména moderního vedení spisové služby. Týká se to i využívání a vedení spisové služby za mimořádných situací a událostí.

Na veřejném GITu je k dispozici v rámci knihovny CZEG_TOOLS publikována první betaverze 0.1, nad kterou teď bude probíhat veřejná diskuse.

Zdroj: https://www.openczeg.cz/clanky/2020/10/08/novy-moderni-vzorovy-spisovy-rad-verejna-diskuse.html

Napsat komentář