Společnost Information systems factory group (ISFG) se mimo jiné zabývá i problematikou spisové služby. Kromě vývoje vlastního opensource řešení SpisUm chce působit také v oblasti metodické. Připravila zcela odlišně (a dost odlehčeně) pojatý vzorový spisový řád, který může použít každý především menší původce jež má či chce vykonávat elektronickou spisovou službu. Jedná se o první pracovní publikovanou verzi v0.1, která teď jde do veřejné diskuse a bude následovat posouzení připomínek a publikování první ostré verze.
Jednou z oblastí egovernmentu, která se musí rychle a hodně rozvíjet, je digitalizace dokumentů. S tím souvisí i povinnost výkonu spisové služby pro ty, kteří takovou povinnost podle zákona mají. V rámci aktivit Open-source aliance se nyní objevila aktivita s názvem
Vzorový univerzální spisový řád pro elektronickou spisovou službu 2.0
Výkon spisové služby je jednou ze základních nutných schopností, nejen v úřadech, ale i u dalších institucí a organizací, které mají podle příslušné legislativy vykonávat spisovou službu, a to zejména u takzvaných “veřejnoprávních původců“. Kromě ostatních povinností, je nutností, aby každá takováto organizace zpracovala, pravidelně vyhodnocovala a aktualizovala, především však realizovala svůj Spisový řád, a to jako hlavní závazný vnitřní předpis upravující to, jak se u něj spisová služba vykonává. Na internetu je k nalezení celá řada takzvaných “vzorových spisových řádů“, ať už se jedná o oficiální dokumenty od Ministerstva vnitra či archivů, nebo o neoficiální dokumenty, kupříkladu o dokumenty od dodavatelů různých aplikací, krajských úřadů, apod. Problémem většiny těchto spisových řádů je jejich morální a odborná zastaralost. Kupříkladu, všechny aktuální vzorové řády určují, že v případě mimořádné situace se spisová služba vykonává primárně v listinné podobě, což je z pohledu aktuálních potřeb vzdálené distanční práce, pochopitelně nesmysl. Většina vzorových řádů je zcela správně a účelově psána univerzálně, tedy pro nejširší okruh původců a splňující nejširší okruh potřeb. A jeden z problémů je i to, že nejsou uzpůsobeny potřebám moderních informačních technologií. Proto jsme se v rámci projektu #OPENCZEG v Open-source alianci rozhodli připravit, společně i s dalšími partnery, moderní a plně optimalizovaný vzorový spisový řád, který by splňoval nejen všechny legislativní požadavky a náležitosti, ale, aby také plnil požadavky na jednoduchost, stručnost a přehlednost. Předností vzorového spisového řádu by měla být i jeho moderní koncepce. Námi zpracovaný vzorový spisový řád respektuje plně všechny požadavky na něj kladené, a to zejména ty požadavky, které jsou, díky legislativě, promítnuty v příslušné kapitole Metodického pokynu Ministerstva vnitra ke kontrole.
Podle našeho názoru má námi zpracovaný vzorový řád, oproti konkurenčním návrhům, některé přednosti, a to zejména:
- Je lehčí, neobsahuje samozřejmé části, jako je detailní legislativa, (která stejně není ve spisových řádech sepsána uceleně, takže nikomu k ničemu není).
- Neobsahuje definici termínů a pojmosloví, která také doznává určitých změn, a navíc je k dispozici v daleko lepší podobě, třeba ve zmíněném metodickém pokynu, takže ji, dle našeho názoru, nedává smysl opisovat.
- Rozhodli jsme se vypustit opakování legislativy tam, kde je to, podle našeho názoru, příliš jasné, aby se řád, jako celek, co nejlépe četl i neodborníkovi, byť jsme se pochopitelně nevyhnuli jisté povinné míře “úředničtiny”.
- Do spisového řádu jsme zařadili jmenný seznam osob, které jsou zodpovědné za výkon spisové služby a jejich pozici jsme pojmenovali v souladu s katalogem služeb, tedy jako manažer či metodik spisové služby. To neznamená zřizovat novou pracovní pozici, ale stanovit konkrétní osoby do této role.
- Protože se jedná o spisový řád pro původce, kteří mají ESSL, řadu věcí za ně dělá ESSL zcela automaticky. Není tedy nutné je detailně popisovat, protože, u správně koncipovaného ESSL, jež splňuje požadavky Národního standardu, je ani nelze udělat jinak, než určuje funkcionalita ESSL. Proto jsme některé podrobnosti vypustili s odkazem na funkce ESSL.
- Součástí řádu jsou i přílohy. U první přílohy, jenž definuje Spisový a skartační plán, jsme se rozhodli jít cestou, kdy samotná příloha stanovuje, kde a jak se spisový plán spravuje, ale samotný jeho obsah je primárně evidován a spravován a je k dispozici v rámci ESSL.
Přílohy, pro přehlednost, uvádí ty věci, které se spisovým řádem sice souvisí, ale je lepší je uvádět na snadno dostupném místě, nikoliv někde v textu. - Do tohoto řádu jsme doplnili věci, které v dosavadních řádech nejsou a týkají se zejména moderního vedení spisové služby. Týká se to i využívání a vedení spisové služby za mimořádných situací a událostí.
Na veřejném GITu je k dispozici v rámci knihovny CZEG_TOOLS publikována první betaverze 0.1, nad kterou teď bude probíhat veřejná diskuse.
Zdroj: https://www.openczeg.cz/clanky/2020/10/08/novy-moderni-vzorovy-spisovy-rad-verejna-diskuse.html
